Quel Freelancer n’a jamais réfléchi à la question de savoir s’il achèvera la tâche avant 3 heures du matin le lendemain … Avant d’y arriver, nous vous recommandons de tester et de mettre en pratique 7 conseils pour respecter vos délais.

Si vous avez récemment été indépendant ou à la recherche d’une meilleure organisation de temps , cet article est pour vous.

1. Ne pas annoncer des délais intenables

Parfois, il est facile de donner un court délai pour signer rapidement un contrat avec le client. Néanmoins, c’est la meilleure façon d’échouer sur le projet. Les conséquences du retard affecteront tous vos services et ça causera du :

  • Stress, anxiété ;
  • Perte de confiance en soi, tout comme celle de son client ;
  • Erreurs de dernière minute ;

Impacts financiers si vous aviez des pénalités de retard dans votre contrat

Votre client peut accepter n’importe quelle date limite, à condition qu’elle soit expliquée de manière pédagogique et réaliste. C’est dans l’intérêt des deux parties.

2. Mesurer sa productivité

Afin de pouvoir terminer les tâches à temps, vous devez d’abord être en mesure de calculer le temps total d’achèvement du projet (site, application mobile, communiqué de presse, etc.).

Pour cela, voici deux options :

OPTION 1 : c’est un de vos premiers projets ou bien une nouvelle prestation, prenez exemple sur des collègues, faites appels à vos communautés de freelances et référez-vous à des standards. Ce timing ne sera pas parfait la première fois mais il vous permettra de créer votre propre référentiel. Si vous avez déjà travaillé dans une agence digitale avant d’être indépendant, rappelez-vous le temps / jour qui était facturé à vos clients et ajoutez-y une marge

OPTION 2 : vous avez déjà réalisé une mission équivalente, alors appuyez-vous sur votre retour d’expérience. Combien d’heures y avez-vous consacrées ? Combien d’allers retours ont eu lieu avec le client (reprenez les échanges de mails) ?

Pensez à mesurer votre temps tout au long du projet grâce à des outils de time tracking.

3. Anticiper, en répartissant la charge de travail

Que vous aimiez ou non les anciens fichiers Excel, vous devez développer le projet et l’imaginer par étapes. En répartissant la charge de travail, vous pourrez la projeter dans le temps. Ceci est essentiel, surtout si vous souhaitez gérer plusieurs tâches et clients en même temps.

Il est déroutant d’imaginer que vous serez 100% plus productif chaque jour. Occupez le calendrier dans la zone «vide» pour des projets parallèles, des pauses de loisirs ou créatives, et du temps pour vous réveiller et socialiser.

4. Prévoir une marge d’erreur

Une méthode connue pour les pigistes pour calculer les prix consiste généralement à fixer une marge supplémentaire (coût de production x 1,2 = coût de facturation).

ça marche de la même maniére que pour vos heures de travail. Ne comptez pas à l’heure la plus proche et ne multipliez pas cette fois par 1,5. De ce fait, vous serez en mesure de faire face aux incertitudes techniques, aux retards dans les retours clients et à tous les imprévus liés à la vie du projet.

5. S’aider avec les bons outils

Il existe d’excellents outils pour vous aider à accomplir vos tâches à temps.

Voici 5 exemples:

• Planifier: Au début du projet, entrez votre date limite dans l’agenda (apparition, calendrier).

 Checklist: choisissez la liste de contrôle qui vous convient le mieux dans Evernote, Google Tasks et Notes sur Mac. Les fans de pense-bête adoreront les “cartes” sur Trello.

• Rappel: Chaque sous-lot et chaque échéance majeure du projet doivent se terminer par une date de rappel. Ces fenêtres proactives vous aideront à éviter la surveillance et vous empêcheront de monter l’adrénaline sur le chemin du retour.

• Gestion de projet: utilisez des outils pour trouver facilement des spécifications ou des histoires et réduire les erreurs à la fin du projet.

• Créativité et productivité: appliquer la méthode de gestion du temps «Pomodoro» (25 minutes de travail / 5 minutes de repos + 15 minutes de repos toutes les deux heures). Vous soulagerez la pression causée par l’approche de l’échéance et améliorerez l’efficacité du travail.

Si vous n’êtes pas une personne numérique, toute cette aide peut se faire sur un tableau avec des notes autocollantes. Cependant, nous vous déconseillons d’utiliser ce rappel sur les réveils à piles!

Que ce soit sous forme numérique ou écrite, la gestion visuelle de projet est un excellent moyen de gérer les progrès et de terminer les tâches à temps.

6. Priorisez les tâches.

Plus l’échéance est proche, plus vous devez comprendre comment établir des priorités.

Réalisez le projet durant les heures de travail les plus productives et fixez des micro-objectifs à temps.

7. Appliquer la méthode « Getting Things Done »

Quelle que soit votre organisation, vous pouvez éliminer la procrastination de «Je peux finir demain».

Lorsque vous pensez avoir terminé la majeure partie du travail, vous entrez dans l’étape de la recette, relisez l’article, exportez le fichier HD et terminez tous ces projets. Ne les ignorez pas, ne remettez pas ce travail à plus tard, car vous pourriez être en retard plus tard.

Suivez ces bonnes pratiques, ne soyez pas pris dans le temps et respectez vos délais et votre organisation personnelle.

Alors, quand ça commence?